В этом материале содержатся советы для управляющих компаний, которые занимаются регистрационным учетом граждан. В числе прочих мы рассмотрим вопросы о том, зачем нужно вести такой учет, и как собранные в рамках него сведения передаются при появлении новой УК.
Регистрационный учет граждан по месту жительства и месту пребывания – обязательство организации, управляющей домом. Функции УК здесь определяются Правилами регистрации. Паспортный учет неразрывно связан с основной работой управляющей компании по обслуживанию домов. Разработанные ФМС формы № 9 и № 10 входят в число документов, относящихся к управлению МКД. При смене УО также нужно передавать данные о регистрированных гражданах.
Для правильной организации регистрационного учета и исключения проблем при смене УК нужно разобраться со следующими вопросами:
- для чего ведется учет проживающих людей;
- кто занимается этими вопросами;
- какую документацию следует передавать, если меняется УО.
Значение регистрационного учета
Паспортный учет российских граждан имеет уведомительный характер. Он отражает, когда человек прибывает на место жительства или пребывания, сколько он там находится и когда убывает.
Не пропустите подборку материалов по теме:
Как снять гражданина с регистрационного учета по месту жительства
Сняться с регистрационного учета по месту жительства гражданин может разными способами. В зависимости от этого различаются…управляющей МКД организации в лице паспортиста или иного работника, который отвечает…
Как передать документы регистрационного учета граждан при смене управляющей МКД организации
УО, ТСЖ, ЖК и ЖСК обязаны передать документы регистрационного учета граждан, если: …
Обязана ли управляющая МКД организация уведомить органы регистрационного учета о том, что в доме проживает гражданин без регистрации по месту жительства или месту пребывания
Обязанность уведомить орган регистрационного учета о том, что в жилом помещении проживает гражданин без регистрации, лежит на…или нанимателе помещения. Это предусматривает пункт 35 Правил № 713.
Регистрационный учет реализуется для того, чтобы гражданин мог реализовывать свои права и свободы, а также исполнять имеющиеся у него обязанности. Это предусматривается в законе № 5242-1 от 25 июня 1993 года, а также в Правилах регистрации, утвержденных ПП № 713 от 17 июля 1995 года. Указанные нормативные акты обязывают граждан регистрироваться по месту жительства и пребывания.
Местом пребывания называется место, где человек живет временно. Это может быть, к примеру, гостиница, больница или квартира, не считающаяся местом жительства. Здесь гражданин должен зарегистрироваться в течение 90 дней с момента прибытия.
Местом жительства называется место для постоянного или преимущественного проживания. Гражданин здесь может быть как владельцем, так и нанимателем. Кроме многоэтажных и частных домов местом жительства может считаться служебное жилье, общежитие, маневренный фонд и так далее.
Пример
Нужно ли обращаться в органы регистрационного учета родственникам, которые живут в квартире больше 3 месяцев, если у них уже есть регистрация в этом городе, но по другому адресу?
Нет, не нужно.
Если у человека есть регистрация по месту жительства в том же регионе, то ему не нужно вставать на учет по месту пребывания. С Москвой и МО, Санкт-Петербургом и ЛО это правило действует в отношении обоих субъектов. Так прописано в статье 5 закона № 5242-1.
Кто занимается ведением регистрационного учета
В соответствии с пунктом 2 Правил регистрации постановкой граждан на учет и снятием с него занимаются территориальные подразделения ФМС. Ответственность за прием и передачу документации в орган регистрационного учета может возлагаться на:
- должностных лиц органов власти на разных уровнях, контролирующих пользование жилфондом;
- владельцев жилья, самостоятельно управляющих им;
- уполномоченных лиц в управляющих компаниях;
- уполномоченных лиц в МФЦ, оказывающих госуслуги.
Если данными вопросами занимается УК, то она ведет документацию двух типов (форм):
- карточка регистрации – №9;
- поквартирная карточка – № 10.
Обе эти формы утверждаются приказом ФМС № 288 от 11 сентября 2012 года. Хранить указанные карточки должны лица, ответственные за перенаправление бумаг в органы регистрационного учета по месту жительства.
Может ли человек сам пойти в ФМС, чтобы зарегистрироваться или сняться с учета? Эксперты справочной системы «Управление МКД» отвечают на этот вопрос в спец-материале.
Какая документация регистрационного учета передается, когда меняется УК
Особенности ведения учета жильцов, передачи технической документации на здание и прочих связанных с управлением им бумаг определяются в разделе 5 Правил управления, утвержденных ПП № 416 от 15 мая 2013 года.
Перечень технических документов устанавливается в пункте 20 Правилах содержания, утвержденных ПП № 491 от 13 августа 2006 года.
Список технических документов приводится также в пунктах 24-26 Правил содержания. Бумаг, относящихся к регистрационному учету, в названном перечне нет. В то же время в нем содержатся списки владельцев и нанимателей квартир в МКД. Они составляются с соблюдением требований закона о защите персональных данных. Такое правило прописано в пункте 26 Правил содержания (подпункт д(1)).
Если проанализировать все перечисленные выше нормативные акты и учесть положения пункта 27 Правил содержания, то получается, что за управляющей компанией закрепляется обязательство по ведению паспортного учета жильцов, если именно она отвечает за прием бумаг и их передачу в орган регистрационного учета. УО должна поддерживать актуальную информацию в карточках, которые заводятся по формам № 9 и № 10. Она же занимается хранением этих документов. Указанные карточки входят в пакет документации, связанной с управлением домом.
О том, как действовать управляющей компании, если ранее обслуживавшая дом организация отказывается от передачи бумаг по регистрационному учету, подробно рассказывает эксперт справочной системы «Управление МКД» Денис Нестеренко.
Согласно регистрация документов — это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (бумажный журнал, карточка, электронный журнал, СЭД).
Система регистрации закрепляется в Инструкции по делопроизводству. Главный принцип регистрации документов в любой системе — документ регистрируется один раз. Регистрация может вестись централизованно в службе делопроизводства или секретарем, т. е. все документы организации регистрируются в одном месте, или децентрализованно — в каждом отделе.
Система первого типа подходит для маленьких и средних организаций. На предприятиях с большим объемом документооборота удобнее регистрировать документы, создаваемые отделом, делопроизводителем этого же отдела. В реальности преобладает смешанная система, где в службе делопроизводства регистрируют входящие документы, распорядительные документы — приказы, распоряжения, протоколы, а исходящие документы, служебные, докладные записки в — отделах.
Способы регистрации документа — это бумажные журналы, электронные журналы, карточки, регистрация в системе электронного документооборота. Об этом подробно мы говорили в статье «Журналы регистрации документов».
Какой путь проходит документ?
-
Документ поступает в организацию или создается в ней.
-
Служба делопроизводства, делопроизводитель отдела или секретарь присваивает ему номер,
заносит в нужный журнал регистрации сведения о документе.С этого момента документ получает юридическую силу, начинает течь его срок исполнения.
Образцы журналов регистрации документа>>
-
К документу прикрепляется карточка либо штамп с номером и датой проставляется на самом документе.
-
Документ отправляется на рассмотрение руководству организации.
-
Служба делопроизводства согласно резолюции фиксирует в журнале контрольный срок исполнения и передает документ в отдел-исполнитель.
Входящий документ в СЭД: пошаговая регистрация>>
Исходящий документ в СЭД: пошаговая отправка>>
Главные правила регистрации документов:
- Регистрацию должен вести узкий круг сотрудников с четким разграничением полномочий (служба делопроизводства, делопроизводители отделов, офис-менеджер). Пропишите их в должностной инструкции каждого.
- Должны вестись отдельные журналы регистрации документов: входящие, исходящие, приказы, распоряжения, протоколы, договоры, служебные записки, докладные записки, обращения граждан.
- Информация по документу (входящий, исходящий номер, дата тема, от кого, кому отписан, срок исполнения) должна быть максимально полной.
Какие документы не регистрируются?
- Приглашения
- Рекламные письма
- Периодические издания — книги, журналы, газеты
- Поздравительные открытки
- Телеграммы
- Письма с пометкой «Лично»
- Бухгалтерские документы
- Анонимная корреспонденция
Пропишите полный перечень документов, не подлежащих регистрации, в Инструкции по делопроизводству, т. к. законодательно это нигде не закреплено.
Деятельность любого работающего предприятия немыслима без корреспонденции. Многочисленная документация, заявления и служебная переписка требуют максимального внимания и сосредоточенности для фиксирования каждого документа. Правила делопроизводства помогут справиться с этой задачей, главное знать их и уметь ими пользоваться. На первом этапе входящие документы необходимо зарегистрировать.
Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому документу присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки).
Необходимые шаги перед регистрацией документа
Прежде чем приступить к регистрации документа, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку. Для этого необходимо проверить целостность доставки корреспонденции, что подразумевает проверку наличия всех документов – количество страниц документа, наличие приложений (если они предусмотрены). При этом следует помнить, что письмо с пометкой «Лично» не вскрывают, а отдают адресату запечатанным.
В случае наличия повреждения целостности упаковки или обнаружения исчезновения важных документов составляют акт, в свободной форме в двух экземплярах (первый передается отправителю, второй подшивается к входящему письму).
Сохранение конверта не обязательно за исключением:
- Отсутствие обратного адреса в документе или его нечитабельность,
- Дата почтового штемпеля необходима для фиксации даты получения документа,
- Отсутствует дата в документе или не соответствует конечный срок исполнения с датой получения (документ просрочен).
Письма передаются по адресату их исполнения, в соответствии с полномочиями того или иного должностного лица, закрепленными должностной инструкцией на данном предприятии. Документы могут быть переданы заместителю руководителя, начальнику подразделения или непосредственно главному руководителю.
При распределении документов необходимо отличать важные документы от тех, которые имеют исключительно оперативное значение. При этом первый вид документов необходимо обязательно передавать руководству, а второй – только по необходимости.
Правила регистрации входящих документов
- Регистрация входящего документа осуществляется в день его получения. Для этого необходимо на первой странице в правом нижнем углу сделать отметку, в которой будет содержаться: порядковый номер документа, дата регистрации, а также наименование предприятия (в случаях предусмотренных правилами организации). Отметку делают ручкой или при помощи штампа. Затем основная информация о документе заносится в форму регистрации, установленную данным предприятием. Ниже приведен примерный образец.
ЗАО «Крона»
Вх. № 0248
28.04.2011
- В большинстве случаев регистрация входящей корреспонденции сконцентрирована в отделе делопроизводства. Однако, при больших объемах входящей информации возможно перераспределение обязанностей регистрации документов между подразделениями, которым данные документы предназначены.
- Документ регистрируется только один раз – для всех документов от одного корреспондента с одним исходящим регистрационным номером и одной датой присваивается только один входящий регистрационный номер. Например, некой организацией был отправлен оригинал документа по почте, однако для оперативности этот же документ был передан и по факсу. В таком случае и в похожих ситуациях, при регистрации этих документов должен быть использован один и тот же входящий номер. То же касается и документации, передаваемой из одного подразделения в другое.
- Каждый документ регистрируется с уникальным номером, который формируется не только из цифр, но и может дополняться префиксами, предусмотренными в данной организации для разных категорий документов. Например, для приказов об обороте материальных ценностей к порядковому номеру необходимо добавить «-м/ц», а письмам из филиалов присваивают «-ф» и т.д.
- Регистрации подлежат все документы независимо от того, каким способом они были получены – факсом, по электронной почте, либо традиционным почтовым отправлением. Бывают случаи получения документов непосредственно их исполнителями, в таком случае следует уговорить получателя передавать подобные документы для регистрации в службу делопроизводства.
Существует и такая корреспонденция, которая не нуждается в регистрации. Для удобства сортирования таких писем можно составить список, в котором будут систематизированы все виды почты, не подлежащие регистрации. Примерный вариант такого списка:
- Рекламные письма,
- Периодические издания (журналы, газеты),
- Поздравительные открытки,
- Копии постановлений государственных организаций,
- Информационные материалы,
- Свой вариант (исходя из анализа поступающей почты).
Поскольку процесс регистрации входящих документов полностью не регламентируется нормативными актами, предприятие само определяет для себя порядок выполнения данного процесса. Для этого на предприятии создается инструкция по ведению делопроизводства. В случае отсутствия такого документа необходимо закрепить наиболее важные аспекты регистрации документов путем издания соответствующих приказов.
Далее можете ознакомиться с формами регистрации, актуальными на данный момент – регистрационные карточки, журналы регистрации документов (ссылка на тему, которая является продолжением раскрытия темы о регистрации документов), а также о системе электронного документооборота (СЭД), которая набирает все большую популярность.
Консультация юриста
ИНСТРУКЦИЯ О ПРИМЕНЕНИИ ПРАВИЛ РЕГИСТРАЦИИ И СНЯТИЯ ГРАЖДАН РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ С РЕГИСТРАЦИОННОГО УЧЕТА ПО МЕСТУ ПРЕБЫВАНИЯ И…
Отменен/утратил силу
Редакция от 2006-11-23
Наименование документа:
ПРИКАЗ МВД РФ от 23.10.95 N 393 (ред. от 23.11.2006) «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПРИМЕНЕНИИ ПРАВИЛ РЕГИСТРАЦИИ И СНЯТИЯ ГРАЖДАН РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ С РЕГИСТРАЦИОННОГО УЧЕТА ПО МЕСТУ ПРЕБЫВАНИЯ И ПО МЕСТУ ЖИТЕЛЬСТВА В ПРЕДЕЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»
Вид документа
- инструкция
- перечень
- приказ
Номер регистрации в Минюсте
980
Дата регистрации в Минюсте
1995-11-16
Статус
Отменен/утратил силу
Публикация
- В данном виде документ опубликован не был
- (в ред. от 23.10.95 — «Российские вести», N 233, 07.12.95;
- «Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств РФ», N 4, 1996 (опубликован без приложений к Инструкции, Приказ МВД РФ от 23.10.1995 N 393 опубликован в извлечении))
Скачать ПРИКАЗ МВД РФ от 23-10-95 393 (ред от 23-11-2006) ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПРИМЕНЕНИИ ПРАВИЛ РЕГИСТРАЦИИ И СНЯТИЯ ГРАЖДАН… Актуально в 2018 году
